Gestion des Stocks
Qu'est-ce que c'est ?
La Gestion des Stocks vous permet de savoir :
- Ce que vous avez en cuisine
- Ce que vous utilisez chaque jour
- Ou vous perdez de l'argent
C'est la base pour controler votre food cost.
Comment ca fonctionne (en simple)
Votre systeme repose sur 3 elements :
- Stock — ce que vous avez
- Recettes — ce que vous devriez utiliser
- Ventes / Realite — ce qui est reellement utilise
La difference entre consommation attendue et reelle = perte ou erreur.
Les recettes font le lien entre votre stock et votre menu. Lorsque vous associez des ingredients aux articles du menu (dans Cuisine > Recettes), le systeme peut :
- Deduire automatiquement le stock en fin de journee
- Calculer votre food cost
- Detecter les pertes et surdosages
- Vous aider a prevoir vos commandes
Allez dans Cuisine > Stock dans FoodyAdmin pour commencer.
Le Tableau de Bord
En haut de la page, trois cartes de synthese vous donnent un apercu rapide :
| Carte | Affiche | Details |
|---|---|---|
| Total Articles | Nombre de tous les articles en stock | Votre catalogue complet d'ingredients |
| Stock Bas | Nombre d'articles au niveau ou en dessous du seuil de reapprovisionnement | Devient rouge quand un article doit etre reapprovisionne |
| Valeur du Stock | Somme de (quantite x cout unitaire) pour tous les articles | Valeur totale de ce qui est en reserve |
Ajout et Modification d'Articles
- Allez dans Cuisine > Stock.
- Cliquez sur Ajouter un article (en haut a droite).
- Remplissez les champs et cliquez sur Creer.
Pour modifier un article existant, cliquez sur l'icone crayon sur sa ligne.
La fenetre de creation/modification comporte deux onglets :
Onglet : General
Informations de base sur l'article.
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Nom | Oui | Nom de l'ingredient (ex. "Huile d'olive", "Blanc de poulet") |
| Unite | Oui | Comment vous comptez cet article — voir Comprendre les Unites ci-dessous |
| Quantite | Non | Niveau de stock actuel (defaut 0) |
| Fournisseur | Non | Nom du fournisseur — utilise pour regrouper les bons de commande |
| Categorie | Non | Etiquette libre pour organiser et filtrer (ex. "Produits laitiers", "Viande", "Legumes") |
| Notes | Non | Notes internes ou instructions |
| Actif | Non | Active par defaut. Les articles inactifs sont masques des recettes et des operations quotidiennes |
Onglet : Conditionnement & Prix
Comment l'article est conditionne et combien il coute. Choisissez l'un des trois modes de conditionnement :
Simple — Pour les articles achetes au poids ou au volume (ex. 5kg de farine, 3L d'huile). Entrez simplement le cout par unite de stock.
Par unites — Pour les contenants individuels (ex. 6 bouteilles de 1,5L). Entrez le contenu par unite (ex. 1,5L) et le cout par unite de stock.
Par paquets — Pour les cartons contenant plusieurs unites (ex. 2 cartons de 12 boites de 400g). Entrez les unites par paquet, le contenu par unite et le cout par unite de stock.
La fenetre affiche un recapitulatif de prix en temps reel qui se met a jour a mesure que vous tapez, montrant les prix HT et TTC a chaque niveau (par unite de stock, par unite individuelle, par paquet).
Exemple — Pulpe de tomate (mode Par paquets) : Definissez unites/paquet = 12, contenu/unite = 400g, cout = 0,0121 ₪/g. Le recapitulatif affiche : 4,83 ₪ HT / 5,70 ₪ TTC par boite, 58,00 ₪ HT / 68,44 ₪ TTC par carton.
| Champ | Description |
|---|---|
| Unites/Paquet | Nombre d'unites individuelles dans un paquet (ex. 12 boites par carton) |
| Contenu/Unite | Ce que contient chaque unite (ex. 400g par boite) |
| Cout Unitaire | Votre prix d'achat par unite de stock (ex. ₪/g) |
| Seuil de Reapprovisionnement | Quantite a partir de laquelle une alerte de stock bas se declenche |
Comprendre les Unites
C'est le concept le plus important de la gestion des stocks. Il y a deux niveaux d'unites.
Niveau 1 : Unite de Stock
L'unite de stock definit comment vous comptez l'article dans votre inventaire. Il y a 10 options en trois groupes :
| Groupe | Unites | Ce que vous comptez |
|---|---|---|
| Mesurable | kg, g, l, ml | Poids ou volume directement |
| Contenant | unite, pack, boite, sac | Des contenants discrets et denombrables |
| Special | dose, autre | Cas d'usage specifiques |
Niveau 2 : Contenu par Unite
Lorsque vous choisissez une unite de type contenant (unite, pack, boite ou sac), deux champs supplementaires apparaissent : Contenu par Unite et Unite de Contenu. Ils repondent a la question : "Qu'est-ce qu'il y a dans chaque contenant ?"
Par exemple, si vous achetez des tomates en conserve par boite et que chaque conserve fait 400g :
- Unite de stock = boite
- Contenu par unite = 400
- Unite de contenu = g
Pourquoi l'Unite de Contenu est Limitee a g, kg, ml, l ?
Parce que la conversion ne fonctionne qu'entre des unites mesurables. Le systeme connait :
- 1 kg = 1000 g
- 1 l = 1000 ml
Cela lui permet de convertir entre la facon dont vous achetez (boites, packs) et la facon dont les recettes consomment (grammes, millilitres). On ne peut pas convertir "3 boites" en "X packs" — ce sont des contenants arbitraires. Mais on peut convertir "3 boites de 400g" en "1200g".
Exemples Pratiques
| Ingredient | Unite de Stock | Contenu par Unite | Unite de Contenu | Pourquoi |
|---|---|---|---|---|
| Tomates en conserve | boite | 400 | g | Vous comptez les boites. Chaque conserve fait 400g. Les recettes utilisent des grammes. |
| Huile d'olive | unite (bouteille) | 750 | ml | Vous comptez les bouteilles. Chacune fait 750ml. Les recettes utilisent des ml. |
| Farine | sac | 1 | kg | Vous comptez les sacs. Chacun fait 1kg. Les recettes utilisent des grammes ou kg. |
| Oeufs | unite | — | — | Vous comptez les oeufs individuellement. Pas besoin de contenu — les recettes comptent les oeufs a la piece, pas au poids. |
| Lait | l | — | — | Vous mesurez en litres directement. Pas besoin de couche contenant. |
| Viande hachee | kg | — | — | Vous pesez en kilogrammes directement. |
Choisir la Bonne Approche
Astuce : Utilisez une unite mesurable (kg, g, l, ml) quand vous pesez ou mesurez l'ingredient directement — les articles en vrac comme la farine au kilo, le lait au litre. Utilisez une unite contenant (unite, pack, boite, sac) quand vous comptez des emballages discrets et que le systeme doit connaitre le contenu de chacun pour les conversions de recettes. Pour les articles comptes individuellement comme les oeufs, utilisez unite sans contenu — les recettes les referencent par nombre.
Mouvements de Stock
Important : Ne modifiez jamais le stock directement. Chaque changement doit etre une transaction. Cela vous permet de comprendre exactement d'ou vient votre stock, ou il a ete utilise, et ou vous perdez des produits.
Enregistrer un Mouvement
- Cliquez sur l'icone reception (fleche vers le bas) sur la ligne de l'article, ou ouvrez l'article et choisissez un type de transaction.
- Selectionnez le type de transaction.
- Entrez la quantite (toujours positive — le systeme applique le bon signe).
- Ajoutez des notes optionnelles (ex. "Livraison matinale du Fournisseur X").
- Verifiez l'apercu montrant la quantite actuelle et resultante, puis confirmez.
Types de Transactions
| Type | Effet | Utilisation |
|---|---|---|
| Reception | Ajoute a la quantite | Livraisons, reapprovisionnements, achats |
| Perte | Soustrait de la quantite | Perimes, endommages, jetes |
| Ajustement | Soustrait de la quantite | Corrections apres un comptage physique |
Transactions Generees par le Systeme
Deux types de transactions supplementaires apparaissent dans votre historique mais sont crees automatiquement — vous ne les saisissez pas manuellement :
- Deduction — creee lorsque vous cloturez la journee dans Operations Quotidiennes. Le systeme calcule la quantite de chaque ingredient utilisee (selon les recettes et les ventes) et la deduit.
- Production — creee lorsque la production de prep consomme des ingredients dans le systeme de preparation.
Historique du Stock
Pour consulter l'historique complet des transactions d'un article, cliquez sur l'icone horloge sur sa ligne. L'historique affiche les 50 dernieres transactions avec :
- Le type de transaction (badge colore)
- Les notes
- La date et l'heure
- La variation de quantite (vert pour les ajouts, rouge pour les deductions)
Reference des Couleurs
| Type | Couleur | Signification |
|---|---|---|
| Reception | Vert | Stock ajoute suite a une livraison ou un achat |
| Deduction | Rouge | Utilise dans les ventes (via operations quotidiennes) |
| Perte | Orange | Perime ou endommage |
| Ajustement | Bleu | Correction manuelle |
| Production | Violet | Consomme lors de la production de prep |
Comprendre les Pertes
Le systeme compare en permanence :
- Consommation attendue (via les recettes)
- Consommation reelle (via votre stock)
La difference s'appelle un ecart.
Exemple simple
Vous recevez 2 kg de cabillaud. Pendant la journee vous vendez :
- 8 Fish Burgers (100g chacun) = 800g
- 18 Ceviches (50g chacun) = 900g
Consommation attendue = 1700g. Mais en fin de journee, il ne reste rien. Vous avez perdu 300g.
Pourquoi ca arrive ?
Les causes les plus frequentes :
- Portions trop genereuses
- Erreurs en cuisine
- Produits jetes ou perimes
- Recettes mal configurees
- Ventes non enregistrees
Pourquoi c'est important ?
Meme une petite perte peut couter cher. 300g de cabillaud = plusieurs plats perdus = perte de chiffre d'affaires chaque jour.
Utilisez les Operations Quotidiennes pour detecter ces ecarts automatiquement, jour apres jour.
Alertes de Stock Bas
Definissez un Seuil de Reapprovisionnement sur n'importe quel article pour activer les alertes. Lorsque la quantite de l'article tombe au niveau ou en dessous du seuil, il est signale comme stock bas.
Trois endroits affichent les alertes de stock bas :
- Ligne de l'article — un badge rouge "STOCK BAS" apparait a cote de l'article dans le tableau
- Carte du tableau de bord — le compteur Stock Bas devient rouge
- Barre laterale — un badge numerique rouge apparait a cote de "Stock" dans le menu de navigation
Utilisez la case a cocher Stock Bas Uniquement dans les filtres pour voir rapidement tous les articles a reapprovisionner.
Astuce : Definissez votre seuil de reapprovisionnement en fonction de votre cycle de livraison. Si vous recevez des livraisons deux fois par semaine, fixez le seuil a environ 2-3 jours d'utilisation typique. Cela vous laisse le temps de commander avant la rupture.
Categories
Les categories vous aident a organiser vos ingredients en groupes logiques (ex. "Produits laitiers", "Viande", "Legumes", "Epicerie seche").
- Attribuez une categorie lors de la creation ou la modification d'un article. Commencez a taper pour auto-completer depuis les categories existantes, ou tapez un nouveau nom pour en creer une.
- Des pastilles colorees apparaissent a cote de chaque categorie dans le tableau pour un reperage visuel rapide.
- Filtrez par categorie en utilisant le menu deroulant au-dessus du tableau pour voir une seule categorie a la fois.
Astuce : Gardez des noms de categories coherents. Choisissez "Produits laitiers" ou "Laitages" et tenez-vous-y. Des noms incoherents creent des categories en double qui fragmentent votre filtrage.
Import de Livraison par IA
Gagnez du temps en laissant l'IA extraire les articles des bons de livraison et factures automatiquement. L'import utilise un affichage plein ecran en deux panneaux : le document original a gauche pour reference, et les articles extraits a droite.
Etape 1 : Selectionner le fournisseur et telecharger
- Cliquez sur le bouton Importer une livraison (icone etincelle) en haut de la page.
- Selectionnez un fournisseur dans votre liste existante, ou choisissez + Nouveau fournisseur et saisissez le nom. Selectionner un fournisseur connu ameliore la precision d'extraction — le systeme utilise des indications specifiques au fournisseur apprises des imports precedents.
- Telechargez une photo d'un bon de livraison ou une facture PDF.
- Cliquez sur Telecharger et Analyser. L'IA utilise Google Vision OCR combine avec Claude AI pour une precision maximale.
Etape 2 : Verifier et Confirmer
L'ecran se divise en deux panneaux : votre document original a gauche, et les articles extraits a droite. Pour chaque article :
- Associez a un article existant via le menu deroulant avec recherche, ou laissez comme "nouveau" pour creer un nouvel article. Le nom original (dans la langue du fournisseur) est affiche pour reference.
- Modifiez les details d'emballage — le systeme supporte une decomposition a 3 niveaux :
- Nombre de paquets — nombre de colis/cartons (ex. 2 cartons)
- Unites/Paquet — nombre d'unites individuelles par paquet (ex. 12 boites par carton)
- Prix par paquet et Prix total — se calculent automatiquement
- Modifiez les details unitaires :
- Taille unitaire — contenu par unite individuelle (ex. 400g par boite)
- Unite — l'unite de stock (g, kg, l, ml, etc.)
- Quantite en stock — calculee automatiquement : paquets x unites/paquet x taille unitaire (ex. 2 x 12 x 400 = 9 600g)
- TVA — cochez "Prix TTC" dans l'en-tete si les prix du fournisseur incluent la taxe. Ce marqueur est sauvegarde par article pour des calculs de cout precis.
- Attribuez une categorie pour les nouveaux articles.
Exemple — Pulpe de tomate (decomposition a 3 niveaux) : Votre facture indique "Pulpe de tomate 400g × 2" a 58₪ chacun. Chaque "unite" est en fait un carton contenant 12 boites de 400g. Voici comment remplir :
Champ Valeur Signification Nombre de paquets 2 2 cartons Unites/Paquet 12 12 boites par carton Prix/Paquet 58 ₪ Prix par carton Total 116 ₪ 2 × 58 ₪ Taille unitaire 400 400g par boite Unite g Stock suivi en grammes Quantite en stock 9 600 g Auto : 2 × 12 × 400 = 9 600g Le cout unitaire est calcule automatiquement : 116 ÷ 9 600 = 0,012 ₪/g.
Cliquez sur Confirmer l'import pour enregistrer. Chaque article recoit une transaction "reception", et les nouveaux articles sont crees dans votre stock.
Indications d'extraction fournisseur
Lors du premier import d'un fournisseur, le systeme analyse automatiquement le format du document et genere des indications d'extraction (langue, type de mise en page, ordre des colonnes). Ces indications sont sauvegardees sur la fiche fournisseur et utilisees pour les imports futurs.
Vous pouvez les consulter et les modifier dans Cuisine → Fournisseurs → Modifier le fournisseur → Indications d'extraction IA.
Astuce : Prenez des photos claires et bien eclairees des bons de livraison. L'IA fonctionne mieux avec un texte lisible, un format coherent et des prix visibles.
Astuce : Le systeme apprend de vos corrections. Quand vous associez un article de livraison a un article de stock existant, il cree un alias pour que les futures livraisons du meme fournisseur soient associees automatiquement.
Enregistrer le brouillon
Si vous devez interrompre un import en cours, cliquez sur Enregistrer le brouillon dans l'en-tete. L'ensemble de l'extraction, vos modifications et le document scanne sont sauvegardes sur le serveur.
Reprenez depuis Cuisine → Approvisionnements — les imports en attente apparaissent en haut de la page sous forme de cartes affichant le nom du fournisseur, le nombre d'articles et une miniature du document. Cliquez sur Reprendre pour rouvrir la vue plein ecran avec l'apercu du document intact.
Plusieurs brouillons sont possibles. Les brouillons sont automatiquement supprimes lorsque vous confirmez l'import.
TVA sur les articles de stock
Chaque article de stock indique si son cout inclut la TVA ou non. Utilisez le bouton Afficher HT / Afficher TTC sur la page de stock (sous Valeur du stock) pour changer l'affichage. Le systeme normalise tous les couts sur la meme base pour des calculs de food cost precis.
Configurez le taux de TVA de votre restaurant dans Parametres → Taux TVA (%). La valeur par defaut est 18% pour Israel.
Import de Recette par IA
Importez des recettes en telechargeant une photo/PDF ou en collant du texte. L'IA extrait les ingredients, les quantites et les associe a vos articles de stock. Disponible depuis la page Cout Alimentaire et la page Detail de la recette (icone etincelle).
Comment ca fonctionne
- Choisissez Coller du texte ou Telecharger un fichier (image ou PDF).
- Cliquez sur Extraire la recette. L'IA traite le contenu.
- Verifiez dans la vue plein ecran en deux panneaux — le document original ou le texte a gauche, les ingredients extraits a droite.
- Pour chaque ingredient :
- Associez a un article de stock existant ou laissez comme "nouveau" pour en creer un
- Modifiez la quantite, l'unite, le cout unitaire et la categorie
- Le nom original (dans la langue source) est affiche pour reference
- Le recapitulatif de prix affiche le cout de la ligne (quantite x cout) en HT et TTC
- Definissez le rendement de la recette (ex. 1,2 kg) en haut.
- Cliquez sur Confirmer l'import pour enregistrer la recette et creer les nouveaux articles de stock.
Operations en Masse
Selectionnez plusieurs articles en utilisant les cases a cocher dans le tableau (ou la case a cocher "tout selectionner" dans l'en-tete). Une barre d'outils apparait avec deux actions :
- Modifier la Categorie — attribuez a tous les articles selectionnes une categorie. Choisissez parmi les categories existantes ou tapez-en une nouvelle.
- Supprimer — supprimez tous les articles selectionnes. Necessite une confirmation.
Recherche et Filtres
Trois outils de filtrage sont toujours visibles au-dessus du tableau :
| Filtre | Fonctionnement |
|---|---|
| Recherche | Filtre les articles par nom en temps reel |
| Menu deroulant Categorie | Affiche uniquement les articles de la categorie selectionnee |
| Stock Bas Uniquement | Case a cocher — affiche uniquement les articles au niveau ou en dessous du seuil |
Les filtres se combinent avec une logique ET. Par exemple, chercher "poulet" avec la categorie "Viande" affiche uniquement les articles de viande contenant "poulet" dans le nom.
Colonnes du Tableau
Le tableau de stock reste concentre sur l'essentiel du quotidien. L'en-tete reste fixe en haut lors du defilement, pour que vous sachiez toujours quelle colonne vous regardez.
| Colonne | Par defaut | Description |
|---|---|---|
| Categorie | Visible | Categorie de l'article avec pastille coloree |
| Quantite | Visible | Stock actuel, affiche au niveau de conditionnement choisi (voir ci-dessous) |
| Prix | Visible | Prix unitaire au meme niveau de conditionnement que la Quantite |
| Fournisseur | Visible | Nom du fournisseur |
| Statut | Visible | OK ou alerte Stock Bas |
Cliquez sur l'icone engrenage (⚙) a cote des filtres pour masquer une colonne dont vous n'avez pas besoin. Les preferences sont sauvegardees par restaurant.
Quantite & Prix — Clic pour Changer de Niveau
Quantite et Prix s'affichent ensemble au meme niveau de conditionnement. Par defaut le tableau affiche le niveau qui correspond a votre facon de penser votre stock — pas l'unite de base brute.
Cliquez sur une cellule Quantite ou Prix pour faire defiler les niveaux disponibles pour cette ligne. Votre choix est memorise par article.
Exemple — 2 cartons de 12 boites de 400g de tomates, achetes 116 ₪ (imbrique) :
| Niveau | Quantite affichee | Prix affiche |
|---|---|---|
| Carton (exterieur) | 2 cartons (de 12 boites × 400g) | 58.00 ₪ / carton |
| Boite (intermediaire — defaut) | 24 boites | 4.83 ₪ / boite |
| Gramme (base) | 9.6 kg | 12.08 ₪ / kg |
Exemple — 4 bouteilles de 900ml d'huile pour 40 ₪ (direct, sans niveau intermediaire) :
| Niveau | Quantite affichee | Prix affiche |
|---|---|---|
| Bouteille (defaut) | 4 bouteilles | 10.00 ₪ / bouteille |
| Millilitre (base) | 3.6 L | 11.11 ₪ / L |
Exemple — 10 kg de farine pour 50 ₪ (simple, un seul niveau) : affiche 10 kg et 5.00 ₪ / kg. La cellule n'est pas cliquable car il n'y a qu'un seul niveau.
Le niveau par defaut est le niveau intermediaire pour un conditionnement imbrique, l'exterieur pour un conditionnement direct, et la base pour un article simple — celui qui se lit le plus naturellement.
Astuces
Astuce : Utilisez l'import de livraison par IA pour chaque livraison. Cela maintient les quantites et les couts a jour automatiquement, et construit un historique d'approvisionnement que vous pourrez consulter plus tard.
Astuce : Attribuez un fournisseur a chaque ingredient. Cela active la fonctionnalite d'approvisionnement estime dans les Operations Quotidiennes pour regrouper les bons de commande par fournisseur et les envoyer par email.
Astuce : Marquez les articles saisonniers ou discontinues comme inactifs plutot que de les supprimer. Cela preserve leur historique de transactions pour l'analyse du food cost tout en les masquant des flux de travail actifs.
Astuce : Consultez regulierement votre historique de stock. Des deductions inexpliquees ou de grands ecarts entre consommation attendue et reelle peuvent indiquer des problemes de portionnement, de gaspillage ou d'inexactitudes dans les recettes.
Astuce : La gestion des stocks seule ne suffit pas. Combinez-la avec les Operations Quotidiennes pour comparer le reel vs l'attendu, detecter les pertes automatiquement et ameliorer votre rentabilite jour apres jour. C'est la que vous gagnez vraiment de l'argent.
Articles Associes
- Operations Quotidiennes — cloturez la journee, deduisez le stock des ventes et generez les commandes fournisseurs