ניהול מלאי

מה זה?

ניהול מלאי מאפשר לכם לדעת:

  • מה יש לכם במטבח
  • מה אתם משתמשים כל יום
  • איפה אתם מפסידים כסף

זה הבסיס לשליטה ב-food cost שלכם.

איך זה עובד (בפשטות)

המערכת מבוססת על 3 מרכיבים:

  • מלאי — מה שיש לכם
  • מתכונים — מה שאתם צריכים להשתמש
  • מכירות / מציאות — מה שבאמת נעשה בו שימוש

ההפרש בין צריכה צפויה לבפועל = הפסד או טעות.

מתכונים מחברים בין המלאי לתפריט. כשאתם מקשרים מרכיבים לפריטי תפריט (במטבח > מתכונים), המערכת יכולה:

  • לנכות מלאי אוטומטית בסוף היום
  • לחשב את ה-food cost שלכם
  • לזהות הפסדים ומנות חורגות
  • לעזור לכם לחזות הזמנות למחר

נווטו למטבח > מלאי ב-FoodyAdmin כדי להתחיל.


לוח המחוונים

בראש העמוד, שלושה כרטיסי סיכום נותנים לכם תמונת מצב מהירה:

כרטיסמציגפרטים
סה"כ פריטיםמספר כל פריטי המלאיקטלוג המרכיבים המלא שלכם
מלאי נמוךמספר פריטים בסף ההזמנה או מתחתיוהופך לאדום כשיש פריט שדורש חידוש מלאי
שווי מלאיסכום (כמות x עלות ליחידה) לכל הפריטיםהערך הכולל של מה שבמחסן

הוספה ועריכה של פריטי מלאי

  1. לכו למטבח > מלאי.
  2. לחצו על הוספת פריט (למעלה מימין).
  3. מלאו את השדות ולחצו צור.

לעריכת פריט קיים, לחצו על אייקון העיפרון בשורה שלו.

החלון ליצירה/עריכה מכיל שני טאבים:

טאב: כללי

מידע בסיסי על הפריט.

שדהחובהתיאור
שםכןשם המרכיב (לדוגמה: "שמן זית", "חזה עוף")
יחידהכןאיך אתם סופרים את הפריט — ראו הבנת יחידות למטה
כמותלארמת מלאי נוכחית (ברירת מחדל 0)
ספקלאשם הספק — משמש לקיבוץ הזמנות רכש
קטגוריהלאתווית חופשית לארגון וסינון (לדוגמה: "חלבי", "בשר", "ירקות")
הערותלאהערות פנימיות או הנחיות
פעיללאמופעל כברירת מחדל. פריטים לא פעילים מוסתרים מהמתכונים ומהתפעול היומי

טאב: אריזה ותמחור

איך הפריט ארוז וכמה הוא עולה. בחרו אחד משלושה מצבי אריזה:

פשוט — לפריטים שנקנים לפי משקל או נפח (לדוגמה: 5 ק"ג קמח, 3 ליטר שמן). פשוט הזינו עלות ליחידת מלאי.

לפי יחידות — למכלים בודדים (לדוגמה: 6 בקבוקים של 1.5 ליטר). הזינו את התכולה ליחידה (לדוגמה: 1.5 ליטר) ועלות ליחידת מלאי.

לפי אריזות — לקרטונים שמכילים מספר יחידות (לדוגמה: 2 קרטונים של 12 קופסאות של 400 גרם). הזינו יחידות לאריזה, תכולה ליחידה ועלות ליחידת מלאי.

החלון מציג סיכום מחירים חי שמתעדכן תוך כדי הקלדה, ומראה מחירים לפני ואחרי מע"מ בכל רמה (ליחידת מלאי, ליחידה בודדת, לאריזה).

דוגמה — רסק עגבניות (מצב לפי אריזות): הגדירו יחידות/אריזה = 12, תכולה/יחידה = 400 גרם, עלות = 0.0121 ₪/גרם. הסיכום מציג: 4.83 ₪ לפני מע"מ / 5.70 ₪ כולל מע"מ לקופסא, 58.00 ₪ לפני מע"מ / 68.44 ₪ כולל מע"מ לקרטון.

שדהתיאור
יחידות/אריזהכמה יחידות בודדות באריזה אחת (לדוגמה: 12 קופסאות לקרטון)
תכולה/יחידהמה בתוך כל יחידה (לדוגמה: 400 גרם לקופסא)
עלות ליחידהמחיר הקנייה שלכם ליחידת מלאי (לדוגמה: ₪/גרם)
סף הזמנה מחדשכמות שבה מופעלת התראת מלאי נמוך

הבנת יחידות

זה הקונספט הכי חשוב בניהול מלאי. יש שתי שכבות של יחידות.

שכבה 1: יחידת מלאי

יחידת המלאי מגדירה איך אתם סופרים את הפריט במלאי. יש 10 אפשרויות בשלוש קבוצות:

קבוצהיחידותמה אתם סופרים
מדידהkg, g, l, mlמשקל או נפח ישירות
מכליחידה, חבילה, קופסה, שקיתמכלים בדידים שאפשר לספור
מיוחדמנה, אחרמקרי שימוש ייחודיים

שכבה 2: תכולה ליחידה

כשבוחרים יחידת מכל (יחידה, חבילה, קופסה או שקית), מופיעים שני שדות נוספים: תכולה ליחידה ויחידת תכולה. הם עונים על השאלה: "מה יש בתוך כל מכל?"

לדוגמה, אם אתם קונים עגבניות משומרות לפי קופסה וכל שימורים שוקל 400 גרם:

  • יחידת מלאי = קופסה
  • תכולה ליחידה = 400
  • יחידת תכולה = g

למה יחידת התכולה מוגבלת ל-g, kg, ml, l?

כי המרה עובדת רק בין יחידות מדידה. המערכת יודעת:

  • 1 kg = 1000 g
  • 1 l = 1000 ml

זה מאפשר לה להמיר בין הדרך שבה אתם קונים (קופסאות, חבילות) לדרך שבה המתכונים צורכים (גרמים, מיליליטרים). אי אפשר להמיר "3 קופסאות" ל-"X חבילות" — אלה מכלים שרירותיים. אבל אפשר להמיר "3 קופסאות של 400 גרם" ל-"1200 גרם".

דוגמאות מעשיות

מרכיביחידת מלאיתכולה ליחידהיחידת תכולהלמה
עגבניות משומרותקופסה400gאתם סופרים קופסאות. כל שימורים 400 גרם. מתכונים משתמשים בגרמים.
שמן זיתיחידה (בקבוק)750mlאתם סופרים בקבוקים. כל אחד 750 מ"ל. מתכונים משתמשים ב-ml.
קמחשקית1kgאתם סופרים שקיות. כל אחת 1 ק"ג. מתכונים משתמשים בגרמים או ק"ג.
ביציםיחידהאתם סופרים ביצים בודדות. אין צורך בתכולה — מתכונים סופרים ביצים ליחידה, לא לפי משקל.
חלבlאתם מודדים בליטרים ישירות. אין צורך בשכבת מכל.
בשר טחוןkgאתם שוקלים בקילוגרמים ישירות.

בחירת הגישה הנכונה

טיפ: השתמשו ביחידת מדידה (kg, g, l, ml) כשאתם שוקלים או מודדים את המרכיב ישירות — מוצרים בתפזורת כמו קמח לפי קילו, חלב לפי ליטר. השתמשו ביחידת מכל (יחידה, חבילה, קופסה, שקית) כשאתם סופרים אריזות בדידות והמערכת צריכה לדעת מה בתוך כל אחת להמרות מתכונים. לפריטים שנספרים בודדים כמו ביצים, השתמשו ביחידה בלי תכולה — מתכונים יתייחסו אליהם לפי מספר.


תנועות מלאי

חשוב: לעולם אל תשנו מלאי ישירות. כל שינוי צריך להיות תנועה. זה מאפשר לכם להבין בדיוק מאיפה הגיע המלאי, איפה נעשה בו שימוש, ואיפה אתם מפסידים מוצרים.

תיעוד תנועה

  1. לחצו על אייקון קבלה (חץ למטה) בשורת הפריט, או פתחו את הפריט ובחרו סוג תנועה.
  2. בחרו את סוג התנועה.
  3. הזינו את הכמות (תמיד חיובית — המערכת מחילה את הסימן הנכון).
  4. הוסיפו הערות אופציונליות (לדוגמה: "משלוח בוקר מספק X").
  5. בדקו את התצוגה המקדימה שמראה כמות נוכחית וכמות תוצאה, ואז אשרו.

סוגי תנועות

סוגהשפעהשימוש
קבלהמוסיף לכמותמשלוחים, חידוש מלאי, רכישות
פחתמחסיר מהכמותמוצרים שפג תוקפם, נזק, זריקה
התאמהמחסיר מהכמותתיקונים אחרי ספירה פיזית

תנועות שנוצרות אוטומטית

שני סוגי תנועות נוספים מופיעים בהיסטוריה אבל נוצרים אוטומטית — אתם לא מזינים אותם ידנית:

  • ניכוי — נוצר כשסוגרים את היום בתפעול יומי. המערכת מחשבת כמה מכל מרכיב נעשה שימוש (לפי מתכונים ומכירות) ומנכה.
  • ייצור — נוצר כשייצור הכנות צורך מרכיבים במערכת ההכנות.

היסטוריית מלאי

לצפייה בהיסטוריית התנועות המלאה של פריט, לחצו על אייקון השעון בשורה שלו. ההיסטוריה מציגה את 50 התנועות האחרונות עם:

  • סוג התנועה (תג צבעוני)
  • הערות
  • תאריך ושעה
  • שינוי כמות (ירוק לתוספות, אדום לניכויים)

מדריך צבעים

סוגצבעמשמעות
קבלהירוקמלאי התווסף ממשלוח או רכישה
ניכויאדוםשימוש במכירות (דרך תפעול יומי)
פחתכתוםפג תוקף או נזק
התאמהכחולתיקון ידני
ייצורסגולנצרך בייצור הכנות

הבנת הפסדים

המערכת משווה באופן קבוע:

  • צריכה צפויה (מהמתכונים)
  • צריכה בפועל (מהמלאי)

ההפרש נקרא סטייה.

דוגמה פשוטה

אתם מקבלים 2 ק"ג של קוד. במהלך היום מכרתם:

  • 8 פיש בורגר (100 גרם כל אחד) = 800 גרם
  • 18 סביצ'ה (50 גרם כל אחד) = 900 גרם

צריכה צפויה = 1700 גרם. אבל בסוף היום, לא נשאר כלום. הפסדתם 300 גרם.

למה זה קורה?

הסיבות הנפוצות ביותר:

  • מנות גדולות מדי
  • טעויות במטבח
  • מוצרים שנזרקו או פגי תוקף
  • מתכונים מוגדרים לא נכון
  • מכירות שלא נרשמו

למה זה חשוב?

גם הפסד קטן מצטבר מהר. 300 גרם של קוד = כמה מנות אבודות = הפסד הכנסות כל יום.

השתמשו בתפעול יומי כדי לזהות סטיות אלו אוטומטית, יום אחרי יום.


התראות מלאי נמוך

הגדירו סף הזמנה מחדש על כל פריט כדי להפעיל התראות. כשכמות הפריט יורדת לסף או מתחתיו, הוא מסומן כמלאי נמוך.

שלושה מקומות מציגים אזהרות מלאי נמוך:

  1. שורת הפריט — תג אדום "מלאי נמוך" מופיע ליד הפריט בטבלה
  2. כרטיס לוח המחוונים — מונה המלאי הנמוך הופך לאדום
  3. סרגל צד — תג מספרי אדום מופיע ליד "מלאי" בתפריט הניווט

השתמשו בתיבת הסימון מלאי נמוך בלבד בפילטרים כדי לראות במהירות את כל הפריטים שצריכים חידוש מלאי.

טיפ: הגדירו את סף ההזמנה מחדש לפי מחזור המשלוחים שלכם. אם אתם מקבלים משלוחים פעמיים בשבוע, הגדירו את הסף לכ-2-3 ימי שימוש רגיל. זה נותן לכם זמן להזמין לפני שנגמר.


קטגוריות

קטגוריות עוזרות לכם לארגן מרכיבים בקבוצות לוגיות (לדוגמה: "חלבי", "בשר", "ירקות", "מוצרים יבשים").

  • שייכו קטגוריה בעת יצירה או עריכה של פריט. התחילו להקליד כדי להשלים אוטומטית מקטגוריות קיימות, או הקלידו שם חדש ליצירת קטגוריה.
  • נקודות צבעוניות מופיעות ליד כל קטגוריה בטבלה לזיהוי חזותי מהיר.
  • סננו לפי קטגוריה באמצעות התפריט הנפתח מעל הטבלה לצפייה בקטגוריה אחת בכל פעם.

טיפ: שמרו על שמות קטגוריות עקביים. החליטו על "חלבי" או "מוצרי חלב" והישארו עם זה. שמות לא עקביים יוצרים קטגוריות כפולות שמפצלות את הסינון.


ייבוא משלוח באמצעות AI

חסכו זמן על ידי כך שה-AI מחלץ פריטים מתעודות משלוח וחשבוניות אוטומטית. הייבוא משתמש בתצוגת מסך מלא עם שני חלונות: המסמך המקורי מוצג בצד ימין לעיון, והפריטים שחולצו בצד שמאל.

שלב 1: בחירת ספק והעלאה

  1. לחצו על כפתור ייבוא משלוח (אייקון ניצוצות) בראש העמוד.
  2. בחרו ספק מרשימת הספקים הקיימים, או בחרו + ספק חדש והקלידו את השם. בחירת ספק מוכר משפרת את דיוק החילוץ — המערכת משתמשת בהנחיות ספציפיות לספק שנלמדו מייבואים קודמים.
  3. העלו תמונה של תעודת משלוח או חשבונית PDF.
  4. לחצו על העלה ונתח. ה-AI משתמש ב-Google Vision OCR בשילוב Claude AI לדיוק מירבי.

שלב 2: בדיקה ואישור

המסך מתחלק לשני חלונות: המסמך המקורי בצד ימין, והפריטים שחולצו בצד שמאל. לכל פריט:

  • שייכו לפריט מלאי קיים באמצעות תפריט נפתח עם חיפוש, או השאירו כ"חדש" ליצירת פריט חדש. השם המקורי (בשפת הספק) מוצג לעיון.
  • ערכו פרטי אריזה — המערכת תומכת בפירוט ב-3 רמות:
    • מספר אריזות — מספר קרטונים/חבילות (לדוגמה: 2 קרטונים)
    • יחידות/אריזה — מספר יחידות בודדות לאריזה (לדוגמה: 12 קופסאות לקרטון)
    • מחיר לאריזה ומחיר כולל — מחושבים אוטומטית
  • ערכו פרטי יחידה:
    • גודל יחידה — תכולה ליחידה בודדת (לדוגמה: 400 גרם לקופסא)
    • יחידה — יחידת המלאי (גרם, ק"ג, ליטר, מ"ל וכו')
    • כמות מלאי — מחושבת אוטומטית: אריזות × יחידות/אריזה × גודל יחידה (לדוגמה: 2 × 12 × 400 = 9,600 גרם)
  • מע"מ — סמנו "מחיר כולל מע״מ" בכותרת אם מחירי הספק כוללים מס. סימון זה נשמר לכל פריט כדי שחישובי עלות המזון יהיו מדויקים.
  • שייכו קטגוריה לפריטים חדשים.

דוגמה — רסק עגבניות (פירוט ב-3 רמות): החשבונית מציגה "רסק עגבניות 400 גרם × 2" ב-58₪ כל אחד. כל "יחידה" היא בעצם קרטון שמכיל 12 קופסאות של 400 גרם. כך ממלאים:

שדהערךמשמעות
מספר אריזות22 קרטונים
יחידות/אריזה1212 קופסאות לקרטון
מחיר/אריזה58 ₪מחיר לקרטון
סה"כ116 ₪2 × 58 ₪
גודל יחידה400400 גרם לקופסא
יחידהgמלאי נמדד בגרמים
כמות מלאי9,600 גרםאוטומטי: 2 × 12 × 400 = 9,600 גרם

העלות ליחידה מחושבת אוטומטית: 116 ÷ 9,600 = 0.012 ₪/גרם.

לחצו על אשר ייבוא לשמירה. כל פריט מקבל תנועת "קבלה", ופריטים חדשים נוצרים במלאי שלכם.

הנחיות חילוץ ספק

בייבוא ראשון מספק, המערכת מנתחת אוטומטית את פורמט המסמך ומייצרת הנחיות חילוץ (שפה, סוג פריסה, סדר עמודות). הנחיות אלו נשמרות בכרטיס הספק ומשמשות לייבואים עתידיים לשיפור הדיוק.

ניתן לצפות ולערוך הנחיות אלו במטבח ← ספקים ← עריכת ספק ← הנחיות חילוץ AI.

טיפ: צלמו תמונות ברורות ומוארות היטב של תעודות משלוח. ה-AI עובד הכי טוב עם טקסט קריא, פורמט עקבי ומחירים גלויים.

טיפ: המערכת לומדת מהתיקונים שלכם. כשאתם משייכים פריט משלוח לפריט מלאי קיים, היא יוצרת כינוי כדי שמשלוחים עתידיים מאותו ספק ישויכו אוטומטית.

שמירת טיוטה

אם אתם צריכים לעצור באמצע ייבוא, לחצו על שמירת טיוטה בכותרת. כל החילוץ, העריכות שלכם והמסמך הסרוק נשמרים לשרת.

חזרו ממטבח ← אספקה — ייבואים ממתינים מופיעים בראש העמוד ככרטיסים שמציגים את שם הספק, מספר הפריטים ותמונה מוקטנת של המסמך. לחצו על המשך כדי לפתוח מחדש את תצוגת המסך המלא עם תצוגת המסמך המקדימה.

ניתן לשמור מספר טיוטות. טיוטות נמחקות אוטומטית כשמאשרים את הייבוא.

מע"מ על פריטי מלאי

כל פריט מלאי מציין אם העלות שלו כוללת מע"מ או לא. השתמשו בלחצן הצג ללא מע״מ / הצג כולל מע״מ בעמוד המלאי (מתחת לערך המלאי) כדי להחליף את התצוגה. המערכת מנרמלת את כל העלויות לאותו בסיס לחישובי עלות מזון מדויקים.

הגדירו את שיעור המע"מ של המסעדה בהגדרות ← שיעור מע״מ (%). ברירת המחדל היא 18% לישראל.


ייבוא מתכון באמצעות AI

ייבאו מתכונים על ידי העלאת תמונה/PDF או הדבקת טקסט. ה-AI מחלץ מרכיבים, כמויות ומשייך אותם לפריטי המלאי שלכם. זמין מעמוד Food Cost ומעמוד פרטי מתכון (אייקון ניצוצות).

איך זה עובד

  1. בחרו הדבקת טקסט או העלאת קובץ (תמונה או PDF).
  2. לחצו על חלץ מתכון. ה-AI מעבד את התוכן.
  3. בדקו בתצוגת מסך מלא עם שני חלונות — המסמך או הטקסט המקורי בצד ימין, המרכיבים שחולצו בצד שמאל.
  4. לכל מרכיב:
    • שייכו לפריט מלאי קיים או השאירו כ"חדש" ליצירת פריט
    • ערכו כמות, יחידה, עלות ליחידה וקטגוריה
    • השם המקורי (בשפת המקור) מוצג לעיון
    • סיכום מחירים מציג עלות שורה (כמות x עלות) לפני ואחרי מע"מ
  5. הגדירו את תפוקת המתכון (לדוגמה: 1.2 ק"ג) בראש העמוד.
  6. לחצו על אשר ייבוא לשמירת המתכון ויצירת פריטי מלאי חדשים.

פעולות מרובות

בחרו מספר פריטים באמצעות תיבות הסימון בטבלה (או תיבת הסימון "בחר הכל" בכותרת). סרגל כלים מופיע עם שתי פעולות:

  • עדכון קטגוריה — שייכו את כל הפריטים שנבחרו לקטגוריה. בחרו מקטגוריות קיימות או הקלידו חדשה.
  • מחיקה — מחקו את כל הפריטים שנבחרו. דורש אישור.

חיפוש וסינון

שלושה כלי סינון תמיד גלויים מעל הטבלה:

סינוןאיך זה עובד
חיפושמסנן פריטים לפי שם בזמן אמת
תפריט נפתח קטגוריהמציג רק פריטים בקטגוריה שנבחרה
מלאי נמוך בלבדתיבת סימון — מציגה רק פריטים בסף או מתחתיו

הסינונים משתלבים בלוגיקת AND. לדוגמה, חיפוש "עוף" עם קטגוריה "בשר" מציג רק פריטי בשר שמכילים "עוף" בשם.


עמודות הטבלה

טבלת המלאי מתמקדת במה שחשוב ביומיום. כותרת הטבלה נשארת נעוצה בראש בזמן הגלילה, כדי שתמיד תדעו על איזו עמודה אתם מסתכלים.

עמודהברירת מחדלתיאור
קטגוריהגלויהקטגוריית הפריט עם נקודה צבעונית
כמותגלויהמלאי נוכחי, מוצג ברמת האריזה שבחרתם (ראו למטה)
מחירגלויהמחיר יחידה באותה רמת אריזה כמו הכמות
ספקגלויהשם הספק
סטטוסגלויהתקין או התראת מלאי נמוך

לחצו על אייקון גלגל השיניים (⚙) ליד הפילטרים כדי להסתיר עמודות שאינכם צריכים. ההעדפות נשמרות לכל מסעדה.

כמות ומחיר — לחיצה להחלפת רמה

כמות ומחיר מוצגים יחד באותה רמת אריזה. ברירת המחדל היא הרמה שמתאימה לאיך שאתם חושבים על המלאי — לא יחידת הבסיס הגולמית.

לחצו על תא כמות או מחיר כדי לעבור בין הרמות הזמינות לשורה זו. הבחירה נשמרת לכל פריט.

דוגמה — 2 קרטונים של 12 קופסאות של 400 גרם רסק עגבניות, שנרכשו ב-116 ₪ (מקונן):

רמהכמות מוצגתמחיר מוצג
קרטון (חיצוני)2 קרטונים (של 12 קופסאות × 400 גרם)58.00 ₪ / קרטון
קופסא (אמצעי — ברירת מחדל)24 קופסאות4.83 ₪ / קופסא
גרם (בסיס)9.6 ק"ג12.08 ₪ / ק"ג

דוגמה — 4 בקבוקים של 900 מ"ל שמן ב-40 ₪ (ישיר, ללא רמה אמצעית):

רמהכמות מוצגתמחיר מוצג
בקבוק (ברירת מחדל)4 בקבוקים10.00 ₪ / בקבוק
מיליליטר (בסיס)3.6 ליטר11.11 ₪ / ליטר

דוגמה — 10 ק"ג קמח ב-50 ₪ (פשוט, רמה אחת): מציג 10 ק"ג ו-5.00 ₪ / ק"ג. התא אינו לחיץ כי יש רק רמה אחת.

רמת ברירת המחדל היא הרמה האמצעית לאריזה מקוננת, החיצונית לאריזה ישירה, והבסיס לפריט פשוט — הרמה שהכי טבעית לקריאה.


טיפים

טיפ: השתמשו בייבוא משלוח ה-AI לכל משלוח. זה מעדכן כמויות ועלויות אוטומטית, ובונה היסטוריית אספקה שתוכלו לעיין בה מאוחר יותר.

טיפ: שייכו ספק לכל מרכיב. זה מפעיל את תכונת האספקה המשוערת בתפעול יומי כדי לקבץ הזמנות רכש לפי ספק ולשלוח אותן במייל.

טיפ: סמנו פריטים עונתיים או שהופסקו כלא פעילים במקום למחוק אותם. זה שומר את היסטוריית התנועות שלהם לניתוח food cost תוך הסתרתם מתהליכי העבודה הפעילים.

טיפ: בדקו את היסטוריית המלאי שלכם באופן קבוע. ניכויים בלתי מוסברים או פערים גדולים בין צריכה צפויה לבפועל יכולים להצביע על בעיות בפורציות, בזבוז או אי-דיוקים במתכונים.

טיפ: ניהול מלאי לבד לא מספיק. שלבו אותו עם תפעול יומי כדי להשוות בפועל מול צפוי, לזהות הפסדים אוטומטית ולשפר את הרווחיות יום אחרי יום. שם אתם באמת חוסכים כסף.


מאמרים קשורים

  • תפעול יומי — סגירת היום, ניכוי מלאי ממכירות ויצירת הזמנות ספקים