Operations Quotidiennes
Qu'est-ce que c'est ?
Operations Quotidiennes est l'outil le plus important pour piloter votre cuisine au jour le jour.
Il vous permet de :
- Suivre ce que vous vendez
- Comprendre ce que vous consommez reellement
- Detecter les pertes et les surdosages
- Controler votre food cost
- Preparer vos commandes fournisseurs
En une phrase
Chaque jour, vous comparez :
- Ce que vous auriez du utiliser (selon les recettes)
- Ce que vous avez reellement utilise (selon votre stock)
La difference = perte ou probleme.
Chaque jour suit le meme cycle :
- Enregistrer les ventes et livraisons
- Verifier le stock reel
- Analyser les ecarts
- Cloturer la journee
- Preparer les commandes du lendemain
Le Rapport Quotidien
Chaque jour a un rapport avec un cycle de vie :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Ouvert | En cours d'edition. Vous pouvez ajouter des ventes, enregistrer des livraisons, mettre a jour les comptages et sauvegarder des notes. |
| Cloture | Fige. Le stock a ete deduit selon les ventes. Les approvisionnements estimes deviennent disponibles. |
| Revise | Validation finale par un manager (optionnel). |
Naviguez vers Cuisine > Operations Quotidiennes pour ouvrir ou consulter le rapport du jour. Le systeme en cree un automatiquement s'il n'existe pas encore.
Suivi des Ventes
Le rapport suit ce qui a ete vendu pendant la journee. Deux options :
Importer depuis le POS
Cliquez sur Importer depuis POS pour importer automatiquement toutes les commandes payees depuis votre systeme de caisse. Le systeme agrege les quantites par article et les marque comme provenant du POS.
Saisie manuelle des ventes
Cliquez sur Ajouter des ventes pour saisir manuellement ce qui a ete vendu. Recherchez par categorie, selectionnez les articles et saisissez les quantites. Utile quand toutes les ventes ne passent pas par le POS (especes, plateformes externes, etc.).
Vous pouvez combiner les deux sources. La source du rapport affichera "mixte" lors de la combinaison d'entrees POS et manuelles.
Livraisons Recues
Enregistrez les livraisons a mesure qu'elles arrivent pendant la journee.
Cliquez sur Ajouter une livraison pour enregistrer ce qu'un fournisseur a livre. Selectionnez les ingredients, entrez les quantites et sauvegardez. Chaque entree cree une transaction de stock auditable qui augmente votre inventaire.
La section Livraisons Recues affiche toutes les livraisons enregistrees pour la journee. Vous pouvez supprimer une entree si elle a ete enregistree incorrectement — l'ajustement de stock est automatiquement inverse.
Comptage & Ecarts de Stock
C'est ici que vous identifiez ou vous perdez de l'argent.
Le systeme compare :
- Attendu (via les recettes)
- Reel (via votre stock)
Comment ca marche
Le systeme calcule automatiquement :
- Usage attendu — base sur les ventes et les recettes
- Usage reel — base sur votre stock (ouverture + recu - fermeture - pertes)
Vous n'avez rien a calculer.
Ecart = reel - attendu
- Positif = vous avez utilise trop
- Negatif = incoherence ou oubli
Comment interpreter rapidement
| Ecart | Signification |
|---|---|
| < 5% | Normal. Les recettes correspondent a la realite. |
| 5-15% | A surveiller. Problemes de portions ou pertes non enregistrees possibles. |
| > 15% | Probleme. A investiguer immediatement : vol, deterioration, recettes incorrectes ou erreurs de comptage. |
Exemple concret
Cabillaud : +300g (17%). Vous avez utilise trop de produit aujourd'hui — probable surdosage ou perte en cuisine.
Saisie du stock de fermeture
Avant de cloturer la journee, faites un comptage physique de vos ingredients. Entrez les quantites dans la colonne Stock de fermeture. Vous pouvez les mettre a jour plusieurs fois tant que le rapport est ouvert.
Detail par ingredient
Cliquez sur un ingredient pour voir le detail : quels articles du menu l'ont consomme, combien chacun a utilise (selon les recettes) et l'usage theorique total. Cela aide a identifier l'origine de l'ecart.
Analyse du Food Cost
Le food cost mesure combien vous depensez en ingredients pour generer votre chiffre d'affaires. L'objectif : maximiser votre marge.
Le rapport calcule des indicateurs cles en temps reel :
| KPI | Formule | Objectif |
|---|---|---|
| Food Cost % | (cout reel / chiffre d'affaires) x 100 | < 30% (alerte si > 35%) |
| Chiffre d'affaires | Total des ventes des commandes payees | — |
| Ecart | Cout de la sur/sous-utilisation | Le plus proche de 0 possible |
| Pertes | Cout de la deterioration/dommages enregistres | Minimiser |
Ces indicateurs se mettent a jour en ajoutant des ventes et en ajustant les comptages de stock tout au long de la journee.
Utilisez la case a cocher Afficher TTC dans l'en-tete du tableau des ingredients pour basculer entre les vues de couts HT et TTC. Tous les couts unitaires, couts par ligne et totaux s'ajustent en consequence. Pour un food cost % precis, le systeme normalise les couts et le chiffre d'affaires sur la meme base de TVA.
Importation de Recettes
Cliquez sur le bouton Importer une recette (icone etincelle) sur la page de food cost ou sur n'importe quelle page de detail de recette. Vous pouvez coller le texte d'une recette ou telecharger une photo/PDF. L'IA extrait les ingredients et les fait correspondre a vos articles de stock dans une vue fractionnee en plein ecran.
Important : Un food cost eleve peut venir de prix d'achat eleves, de pertes importantes ou de portions trop genereuses. Regardez les donnees de variance pour comprendre lequel.
Retrospective
Avant de cloturer la journee, vous pouvez remplir trois champs de reflexion :
- Ce qui a bien marche — a continuer
- Ce qui n'a pas marche — problemes a traiter
- A ameliorer — actions pour demain
Ceux-ci sont sauvegardes avec le rapport et aident a construire un historique des tendances operationnelles. Cliquez sur Sauvegarder le brouillon pour preserver vos notes sans cloturer la journee.
Cloture de la Journee
C'est l'etape la plus importante de votre journee.
Quand vous cliquez sur Cloturer la journee :
-
Le stock est automatiquement deduit selon les ventes du jour. Le systeme consulte la recette de chaque article vendu, calcule les quantites d'ingredients necessaires, convertit les unites si besoin, et reduit vos niveaux de stock. Chaque deduction est enregistree comme une transaction de stock immuable liee a ce rapport.
-
Le rapport est fige — plus de modifications des ventes, comptages ou articles.
-
La section Approvisionnements Estimes devient disponible (voir ci-dessous).
La cloture est idempotente et sure — le stock n'est deduit qu'une seule fois.
Important : Une journee non cloturee = donnees incompletes. Faites de la cloture un rituel quotidien non negociable.
Approvisionnements Estimes
Apres la cloture, le systeme vous propose automatiquement ce que vous devez commander. L'objectif : ne jamais etre en rupture, sans surstocker.
Generer la commande de demain
Choisissez votre source de donnees :
- Depuis POS — utilise l'historique des commandes reelles
- Depuis ventes manuelles — utilise les ventes saisies manuellement
- Les deux — combine les deux sources
Le systeme ensuite :
- Predit les ventes de demain en calculant la moyenne du meme jour de la semaine sur les 6 dernieres semaines.
- Convertit les plats en ingredients via vos recettes.
- Verifie les niveaux de stock actuels et n'inclut que les articles insuffisants.
- Regroupe par fournisseur et cree un bon de commande brouillon par fournisseur.
Exemple : Le systeme predit 20 Fish Burgers et 15 Ceviches demain. Vos recettes indiquent 4,5 kg de cabillaud au total. Vous avez 1 kg en stock. Le systeme genere une commande de 3,5 kg de cabillaud aupres de votre poissonnier.
Verification et envoi
Chaque commande fournisseur apparait sous forme de carte avec un tableau d'ingredients, quantites et unites. Vous pouvez :
- Verifier les quantites suggerees et les ajuster
- Envoyer par email — entrez l'email du fournisseur et la commande est envoyee. Le statut passe de "Brouillon" a "Envoye".
- Regenerer pour recalculer
Comprendre la prediction
La prediction utilise une moyenne simple : ventes totales de chaque article le meme jour de la semaine, divisees par le nombre de semaines analysees (jusqu'a 6).
Cela fonctionne bien pour les restaurants avec des habitudes regulieres. La prediction ne tient pas compte des jours feries, de la meteo, des saisons ou des promotions. Utilisez-la comme point de depart et ajustez manuellement pour les situations inhabituelles.
Le Flux de Travail Complet
| Moment | Action |
|---|---|
| Matin | Ouvrir le rapport du jour (cree automatiquement) |
| Enregistrer les livraisons du matin | |
| Pendant la journee | Enregistrer les livraisons a mesure qu'elles arrivent |
| Importer les ventes POS ou saisir les ventes manuellement | |
| Fin de journee | Faire un comptage physique, saisir les quantites de fermeture |
| Remplir la retrospective (optionnel) | |
| Cliquer sur Cloturer la journee | |
| Apres cloture | Generer les approvisionnements estimes pour demain |
| Verifier les quantites par fournisseur | |
| Envoyer les commandes par email | |
| Lendemain matin | Recommencer pour le nouveau jour |
Prerequis
Pour que les Operations Quotidiennes fonctionnent au mieux :
-
Recettes liees aux articles de stock — chaque article du menu doit avoir des ingredients definis dans Cuisine > Recettes. Sans recettes, le systeme ne peut pas calculer l'usage theorique ni prevoir les besoins.
-
Niveaux de stock a jour — gardez les quantites precises pour que les calculs d'ecarts et les previsions soient fiables.
-
Fournisseurs assignes aux articles de stock (optionnel mais recommande) — dans Cuisine > Stock, assignez un fournisseur a chaque ingredient pour regrouper les bons de commande.
-
Historique de ventes (pour les approvisionnements estimes) — au moins 1-2 semaines de donnees pour le meme jour de la semaine.
Erreurs Frequentes
- Ne pas definir les recettes — aucun calcul fiable n'est possible
- Ne pas faire de comptage reel — les ecarts deviennent inutiles
- Cloturer sans verifier — les erreurs s'accumulent jour apres jour
- Ne pas enregistrer les pertes — le food cost est fausse
Une donnee incorrecte = toutes vos analyses deviennent fausses.
Conseils
Conseil : Cloturez votre journee et generez les commandes a la meme heure chaque soir. Cela cree une routine fiable pour votre equipe.
Conseil : Si l'ecart est regulierement eleve pour un ingredient, verifiez d'abord la recette dans Cuisine > Recettes. Une quantite erronee par portion faussera tous les calculs.
Conseil : Enregistrez les livraisons des qu'elles arrivent, pas en fin de journee. Cela maintient vos niveaux de stock precis et aide au suivi du food cost en temps reel.
Conseil : Utilisez la retrospective regulierement. Les tendances deviennent visibles apres quelques semaines — les problemes recurrents ressortiront.
Articles lies
- Gestion du Stock — gerez votre inventaire d'ingredients